庄内町議会 2023-03-07 03月07日－01号
第７条庶務は、総務課において処理することを規定し、第８条審査会の調査権限では、審査会が必要と認めるときは、諮問した実施機関（諮問庁）に対し、公文書または保有個人情報の提示及びそれに関係する資料等の提出を求めることができるもの、また、関係職員等からの意見・説明を聞くことができるものと規定します。
第７条庶務は、総務課において処理することを規定し、第８条審査会の調査権限では、審査会が必要と認めるときは、諮問した実施機関（諮問庁）に対し、公文書または保有個人情報の提示及びそれに関係する資料等の提出を求めることができるもの、また、関係職員等からの意見・説明を聞くことができるものと規定します。
この間の時刻を聞いているわけだから、そういう表記はいかがなものかと、公文書として申し上げているのです。その辺をもう一度ご答弁いただきたいと思います。 それから、これは関連として新たにお伺いしますが、こういう状況において直ちに、類似施設等に、ないとは思いますが、どれだけ確認しているか。
ここに先程説明の中にも言っておりましたが、「学区地区公民館」、これはあくまでも俗称あるいは通称でありますので、こういうものに条例等の公文書に使うのはふさわしくないのではないか。先程の条例もそうですよ。ですから、これは提案理由だからそれでもいいという考えなのか。その辺、これは私はまずいと思うので訂正を求めたいのですが、いかがですか。
2004年の衆議院文部科学委員会では当時の茂木敏充科学技術担当大臣が、南極観測の開始、国立公文書館設置などの勧告・要望が具体化されることで政府の施策に貢献してきたと学術会議の役割を評価しています。 会員は、優れた研究または業績がある科学者から学術会議自らの選考によって推薦されます。世界各国のアカデミー機関が共通して取っている方法です。
また、公文書ですとか、意思決定プロセスの適切な管理、少子高齢化による地域コミュニティの維持や、例えば生産年齢の人口減少等による産業の生産性の低下ですとか、市内における通信環境格差、こういったものが挙げられるかと思います。その他、当然、職員の意識ですとか、人材の確保ですとか、財源ですとか、いろいろなこういったものを進める上で課題というのは考えられるのかなと思ってございます。
また、先日完成いたしましたミライニへ令和３年度末で移転する現在の図書館の跡地につきましては、議会の所管委員会に報告させていただいたとおり、「過去にあった酒田の出来事や文化を未来に伝える総合施設」をコンセプトに資料館、それから光丘文庫、市史編さん機能、そして新たな公文書館の機能を統合した施設の整備を計画、予定をしております。
会議録をはじめとした文書につきましては、経過も含めた意思決定に至る過程や事務事業の実績を合理的に跡づけ、検証することができるよう作成しなければならないことがさきの３月議会定例会を経て制定された公文書管理条例において定められているところであります。
この内容を今、私と局長、副市長がお話しした内容、全て今質問と答弁で恐らく議事録になると思いますけれども、これちょっと該当するか分かんないんですけれども、公文書管理第４条に記載があるとおり、人事に関することということで、このプロセスを公表する必要があるんじゃないかなと思っていまして、ちなみに先ほど事務局長のほうからもありましたとおり、ほかの自治体、これ、私、ほかの自治体でよく分かんない自治体言うと皆さん
公文書の廃棄も、民主主義の根幹を揺るがす大問題であります。
それで、さらにですね、多分今出勤簿というのがあって、学校に行くと判こを押して、それから何かしていると思うんですが、客観的な要するにＩＣＴデータとかだと、実は勤務時間の管理と記録が公文書になるので、これがきちんとできれば、もうあの判こを押す出勤簿なんていうのも存在しなくなるということもあると思うのです。
次に、鶴岡市の公文書等について質問いたします。公文書管理法が2011年４月に施行され、行政機関は行政文書の管理について法令上の義務を負うことになりました。
年度鶴岡市後期高齢者医療保険特別会計予算第１０ 議第 ７号 令和２年度鶴岡市介護保険特別会計予算第１１ 議第 ８号 令和２年度鶴岡市休日夜間診療所特別会計予算第１２ 議第 ９号 令和２年度鶴岡市墓園事業特別会計予算第１３ 議第１０号 令和２年度鶴岡市病院事業会計予算第１４ 議第１１号 令和２年度鶴岡市水道事業会計予算第１５ 議第１２号 令和２年度鶴岡市下水道事業会計予算第１６ 議第１３号 鶴岡市公文書等
初めに、開示された公文書についてです。９月25日に教育委員会から開示請求した公文書の開示がありました。この公文書をもとに３点ほど質問します。五小改築に当たっては、30年８月30日に教育長を初めとする教育委員会事務局、財政課、コミュニティ推進課、危機管理監、都市計画課、建築課などによる第１回朝暘第五小学校改築に関する庁内検討会議を開催しています。
また、第11回以降の会議において、公文書管理のあり方についてや市民への説明のあり方について等、議長からの諮問事項に対する協議を行い、答申いたしました。 そのほかの内容につきましては、配付しております報告書に記載のとおりであり、ここでは細部の説明は省略させていただきますが、本市議会の機能強化と活性化に向け、引き続き鋭意検討、協議を行うことを申し添えまして、本委員会の中間報告といたします。
２つ目には、分科会で委員長にトイレの平面図、立面図、建設位置図面、見積書、補助決定に至る会議録の公文書、また起案書の提出を求めましたが、提出されたのは事業計画、建設位置図面、歳出予算要求書、平面図、そして見積書でありました。ここで疑問ですが、高額補助を起案しながらも建物の立面図はなく、私も描けるような平面図のみ。見積書には細部の明細もなく、一式幾らの見積書で、会議録等の提出はありませんでした。
今は、前段の第三者委員会の提言を受けた際の市長の訓告などによって、公文書管理の内部規則は徹底されていると思いますが、この３月議会では公文書管理のあり方について公文書管理条例を速やかに策定することを要請すると決議文が採択されております。
また、第三者専門委員の答申の中で、意思決定過程を残す文書の作成、管理、こうした御指摘がございまして、公文書管理のあり方について公文書管理条例の制定を踏まえてしっかりと対応していきたいと考えております。 次に、地域振興の面でございますけれども、各地域の主体的なまちづくりを支援するため、従来のまちづくり基金を見直しまして、新たに地域まちづくり未来基金を創設をしております。
こうした経緯を踏まえ、本市議会は、今後、公文書の適切な管理に向けた監視機能を発揮できる仕組みを検討するとともに、市当局と連携を図り、重要施策・計画等の骨子段階から情報収集に努め、議員全員協議会や特別委員会などを適宜設置し、調査を行うものである。あわせて、議会活動への理解を深めるために、市民への説明のあり方を検討することとしたところである。
１点目、公文書における自治会等の名称の統一について。町の公文書では、いわゆる集落を「自治会、町内会、部落・部落会」などと、複数使用していますが、町民にやさしく、わかりやすい行政をさらに一歩進めるためにも、これらの表記を統一すべきと思いますがどうでしょうか。なお、最近、公的な集まりで「部落は差別用語であり、特に、公的に使用するのはどうか」という発言がありました。
加えて、経緯につきましては政策懇談会で出されなかったものが議案配付のときに加わった経過についての質問、政策懇談会での発言、副市長への意見があったのかどうかという質問、あと公文書管理でその政策懇談会の記録が残っているのかという質問がございました。その部分と、あと修正案については先ほど紹介しました２点が質問として出されました。